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98年林秋燕/電子文件與電子檔案之管理.....

出版品 建立日期 2021-02-03 16:30:57

※若有需要本會出版品,請來電詢問索取。

出版品名稱:電子文件與電子檔案之管理:以歐洲及我國之發展為例
作者:98年得獎人:林秋燕
ISBN No:978-957-29336--9-5
出版者:財團法人孫運璿學術基金會
出版時間:2011年8月
出版品下載: 我要下載
 
 
作者:98年得獎人:林秋燕
ISBN No:978-957-29336--9-5
出版者:財團法人孫運璿學術基金會
出版時間:2011年8月
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自序:

終於完成考察研究報告了!
          總覺得人生中的安排充滿驚喜與未知,從98年底獲得財團法人孫運璿學術基金會的傑出公務人員獎項,迄今1年多的時間裡,日子馬不停蹄似地旋轉,先得準備及通過台大圖書資訊學研究所博士班的資格考試,好讓自己可以安心的準備獎項所提供的出國考察計畫,接著查詢確認預定拜訪的國外單位,並與外交部各駐外單位進行溝通聯繫,中間穿插著公務與家務的及時因應處理,生活步調如同緊繃的弓弦。在飛往歐洲的長程旅途中,原想可以慢慢調適卸下,但6國25個參訪機構的雄心壯志,等著在一個半月的旅程中一一實現!我,總是不自覺地挑戰自己的能耐!

          歐洲的參訪過程順利而美妙,由於事先已將相關問題透過駐外單位轉達,不管各個機構的電子文件或電子檔案的參與程度或發展進程如何,在訪談與參觀過程中,所有受訪與接待的學者、專家、機關首長或官員,都儘量提供相關資料並傾力進行解說,而友善親切的互動,也讓我國的檔案管理制度獲得適度的曝光與迴響,更贏得眾多珍貴的國際友誼,為未來進一步交流或合作留下可能的空間。結束訪問行程後,我帶著厚重的各國資料、超支所有的獎金、耗盡體力,卻又神采奕奕、心靈豐碩地歡欣返抵國門!此時,我尚未實質料到資料量與時間差的等比關係!
          抓住機會拓展自己的視野與蘊養能量,是我對自己的期許,但當回來面對一國又一國、一個機構又一個機構的龐雜資料時,學校又開學了!雖已通過博士班資格考試,但仍然有不算學分的高等研究方法課程,在週週寫報告、跑統計的負荷與難度下,原定的出國報告撰寫計畫全部打亂,工作一樣忙碌,么兒進入國三備戰階段,生活於是出現多重壓力,早上7點半進辦公室、晚上9點半離開,我開始懷疑自己太愛「自找麻煩」!
          終究還是要回歸與面對自己對自己承諾的本質,隨時抽空整理攜回的資料與上網找尋補充資料,試著建立架構、區分計畫、區分國家、區分機構、區分主題,探討相關研究重點,比較歐洲各國與我國的差異,在零碎的時間中,分次進行撰寫與重複檢視修正。就這樣,200多天的日子好像很漫長,卻又一閃而過!在此過程中,承蒙台大圖書資訊學所陳雪華教授於閱讀初稿後,給予的指導與提點,讓我又重新補充與修正了許多架構、資料與觀點,特藉此序敬致謝忱。
          在本研究參訪與撰寫的過程中,確實深刻感受電子時代帶給人們的便捷效率與創造無限可能,卻也同時形成難以化解的資訊負載與資訊迷失,而身為檔案主管機關的成員,在電子化政府政務的推動下,卻更應思索電子檔案的長期保存與長期取用問題,並尋求電子文件、電子紀錄與電子檔案間介接的最適切模式。本研究透過歐盟跨國計畫與規範的推動、歐洲國家的實際政策與作法,進而與我國目前推動現況進行比較分析,確實發現在政策、實務甚至理論面向的差距與異同,各國對電子文件與電子檔案管理的策略與態度,有積極、有審慎、有不信賴者,如何拿捏?如何截長補短?如何投入資源?如何奠定基礎?如何引導正確方向?都是我們未來的考驗。
          本研究係就歐盟與歐洲的推動經驗進行基礎性探討,期望對國內相關制度與政策,提供一些參考與建言,結論建議中並提出需要進一步研究探索的議題,亦期待有心之士奉獻更多的智慧與經驗,為資訊時代的文書與檔案管理尋求正確的路徑與出口。
          本研究倉卒成書,如有謬誤,敬請不吝指正賜教。本次能榮獲孫運璿基金會的獎項,要感謝的人很多,謹將頒獎當天個人的致詞內容附在本序之後,那是我由衷的謝意與心聲。

目錄:

第一章   
    第一節 研究背景
    第二節 研究目的
    第三節 研究問題
    第四節 研究架構
    第五節 研究方法
    第六節 研究限制
第二章 歐盟電子文件與電子檔案相關計畫推動現況
    
第一節 電子紀錄管理模式規範MoReq
    
第二節 網路服務長期保存與取用計畫PLANETS
    
第三節 歐盟其他相關計畫
第三章 歐洲電子文件與電子檔案管理現況
    
第一節 歐盟執委會管理現況
    
第二節 英國管理現況
    
第三節 德國管理現況
    
第四節 瑞士管理現況
    
第五節 荷蘭管理現況
    
第六節 比利時管理現況
    
第七節 愛爾蘭管理現況
第四章 我國電子文件與電子檔案管理現況
    
第一節 我國國家概況
    
第二節 我國政府文書政策與電子公文主管機關
    
第三節 我國檔案中央主管機關
第五章 歐洲各國與我國發展現況之比較
    
第一節 各國國家背景概況.............
    
第二節 各國文件檔案政策機關
    
第三節 各國檔案管理機關
    
第四節 各國電子文件管理政策
    
第五節 各國電子檔案長期保存策略
    
第六節 各國電子文件管理系統
    
第七節 各國電子文件與電子檔案格式標準
    
第八節 各國電子文件與電子檔案安全機制
    
第九節 各國電子檔案移轉方式與移轉年限
    
第十節 各國參與歐盟相關計畫或規範情形
第六章 結論建議
    
第一節   
    
第二節   
    
第三節 進一步研究建議

參考書目

附錄
    
一、訪談對象
    
二、訪談紀錄    

三、參訪照片

摘要或緒論:

第一章 緒 論 第一節 研究背景 隨著資訊科技及網際網路的快速發展,各國政府莫不戮力推展 電子化業務運作與對民眾提供線上服務,電子化政府成為資訊社會 中政府效能的象徵,而原生性或衍生性電子資訊資源,更是實施電 子化政務必然的輸入與產出。當政府大量採用電子科技處理業務, 用以促進資訊交流及進行業務程序自動化,如何進行有效而全面的 電子文件與電子檔案資訊資源管理,以提升政務效率,並確保檔案 資訊長期存取與長期安全,是各國政府必然面對的課題。 檔案是人類活動的產物,是政府各項業務運作的紀錄,也是行 政稽憑、法律信證與史料研究的憑據,以其原生性、唯一性與不可 替代性等特質,成為最具權威性的公共資訊資產。而電子化的施政 紀錄因形成過程中的真實性與完整性容易受到竄改,且儲存媒體的 年限無法確保長期等特性,在管理上,較過去以紙本為主的紀錄, 面臨更大的困難與挑戰。尤其近年來,整體資訊環境發展愈加普 及,大量電子文件不斷地以幾何級數的速度產生,電子施政紀錄管 理議題,已成為各國推動電子化政府面對的巨大挑戰之一。 政府電子化資訊源自不同的管道,常以多種形式和媒體儲存, 記錄決策和業務推展過程的資料混合儲存,常有紙本檔案、電子郵 件和電腦處理的文書等混合形式併存現象,而每種形式往往只佔整 體紀錄的一部分。由於政府業務是持續的,並非電子化才產生的, 為維持施政內容的連貫性,確保其真實與完整,使得電子施政紀錄管理的問題更形複雜。

國家檔案館是國家最重要的施政紀錄典藏機關,近年來因資訊 科技的迅速發展,形成大量的電子形式數位資訊,面臨長期保存與 長期應用的問題,而需尋求解決之道。國家檔案館因需直接接收政 府施政紀錄,因應電子化政府運作下產生之電子形式紀錄,更須前 溯關注政府電子文件紀錄的管理與推動政策。近年來,先進國家因 此投入相當的人力資源,參與或研發電子紀錄與電子檔案長期保存 與長期取用的計畫或推動方案。 歐盟成立以來,就意識到電子文件紀錄與電子檔案管理的重要 議題,為加速歐盟成員政務推動效能,結合檔案館、圖書館、大 學研究單位、業界技術支援等,積極研訂電子文件製作及電子檔案 保存標準,期縮短成員國間的差異,便於訊息交換。其中,較著 名及影響層面較大者為電子紀錄管理模式規範(Model Requirements for the Management of Electronic Records,簡稱MoReq)及網路服務 長期保存與取用計畫 (Preservation and Long-term Access through Networked Services,簡稱PLANETS),前者在規範機關組織行政運作 所需之電子文件至電子紀錄的管理需求,後者在尋求國家檔案典藏 機構對於電子檔案長期保存的方案,參與機構以歐盟會員國為主, 其中亦包括尚非會員國的瑞士等。 國內長期以來有關檔案管理之規範大多以參考美、加為主,歐 洲國家因語言限制,相關資料不易解讀,常被忽略,惟部分歐洲國 家在規模及發展上有時更接近台灣的需要,相關制度或政策更具參 考價值。而結合多個主要歐洲國家的歐盟,由於體系完整、菁英匯 集、且經長期的跨國磨合,在相關規範及做法上具前瞻性與領導性.地位。 為使我國能維持國際競爭力,確保電子化施政紀錄得以適切整 合管理、保存與長期取用,特別藉98年獲得財團法人孫運璿學術基 金會傑出公務人員獎項機會,實地至歐盟及歐洲各國相關機關(構)參訪考察,結合相關文獻,探討歐洲電子文件及電子檔案管理政策 發展情形,以作為我國相關政策之參考。2010年6月至8月間計參 訪歐盟執行委員會總部及英國、德國、瑞士、荷蘭、比利時、愛爾 蘭6個國家,拜訪之機關與單位計25個,包括4個歐盟組織、8個國 家檔案館、5個國家圖書館、5個電子化政府或文書檔案政策主管機 關、3個大學學術機構等,期從政策、保存、服務、計畫推展實務 等不同面向,探討電子文件與電子檔案管理議題。 為便分析說明及符合歐洲國家的習用與區分,本研究將政府 機關以電子方式製作、簽核及處理階段之文件,稱為電子文件 (e-documents)。將電子文件辦畢歸檔,而尚未移轉至國家檔案館 的紀錄,稱為電子紀錄(e-records)。將電子紀錄移轉至國家檔案館 後,稱為電子檔案(e-archives),而為概念完整,電子檔案在國家檔 案館中,尚包括將實體傳統檔案經過數位化處理程序而形成之數位 化紀錄,亦即,本研究所稱之電子檔案,包含原生電子形式及經數 位化處理之紀錄。 研究結果發現,歐洲各國對電子文件及電子檔案管理雖皆已深 感壓力,並了解其對未來政務推動所可能引發的問題,惟實際執行 和推動情形與歐盟研究發展目標仍有所差距,可將本次參訪之國家 區分為三種類型,第一種為整合型,如瑞士、荷蘭。瑞士業已發展 電子文件、電子紀錄與電子檔案間的整合系統,自2011年起全面 推動機關公務文件業務電子化,2013年起瑞士聯邦檔案館不再接 收紙本檔案。荷蘭政府亦已開始進行跨組織研討,以規劃建立國家 電子資料中心為目標,期整合電子文件、電子紀錄及電子檔案的管 理與使用,相關計畫預定於2015年前提出。第二種為雙軌型,如 英國、德國。將電子政務之流程與國家檔案接收流程區分,同時接受紙本與電子形式之檔案,參與及關注電子檔案長期保存技術之發 展。第三類型為傳統型,如愛爾蘭、比利時。相信紙本仍是最可信賴的紀錄載體,電子化政務著重為民服務層面,就檔案保存的角度 而言,無論來源形式為何,皆須轉印為紙本後才能進入政府機關公 務體系承辦流程。這些國家大都積極參與歐盟相關計畫,對電子文 件及電子檔案管理傾向採用簡易可行之規範,且極為關注及尊重歐 盟之相關計畫研究成果。 綜合而言,歐洲電子文件紀錄發展趨勢,具有整合性、標準 化、開放性、模組化、互通性、實體與電子併存的複合性、重視技 術鑑定及移轉年限提前等特性;而電子檔案長期保存策略,則以涵 蓋整體計畫、以轉置為主要策略、重視協作測試、強調風險評估及 持續合作研發為發展重點。 以下各章將先介紹歐盟相關跨國計畫推動情形,續個別探討歐 盟執委會本身與歐洲各國推展現況,而為對應我國發展情形,以便 比較說明其間的差距與異同,故增列專章,簡要說明我國電子文件 與電子檔案管理推動現況,期為國內電子化施政紀錄的管理政策與 實務發展,提出相關省思與建議。